昨日は当社管理マンションの部屋にエアコン設置工事がありました。工事前と工事後に現地へ行き、工事業者さんと打ち合わせと工事確認を行いました。
工事完了後、戸締りを確認して部屋を出ようとするとシューズボックスの上に見覚えのないファイルが置かれています。「何だろう？」と思いファイルを見ると、そこには「お客様受付カード」と数件分の募集図面が挟まれていました。
「お客様受付カード」には当然、この物件をご覧になったであろうお客様の名前・年齢・携帯電話番号・家族構成の情報が記入されています。。。( ﾟДﾟ)その他に内見予定の間取図には、鍵の所在場所やキーボックスの番号まで記入されています。。。
こ、これは大変！！！個人情報保護法に触れる内容ではないか！？しかも鍵の管理が疎かになるではないか！？
ご存知でしょうか？個人情報保護法では個人を特定できる情報の取扱について、厳しく規定されています。私は小田急百貨店時代、この法律の内容や個人情報の取扱について研修を受けたし、売場の販売員さん・パートさんに対して指導もしていました。月に２回各売場の顧客名簿の管理方法のチェックに回ったりしていました。
例えば売場から顧客カルテを持ち出し、休憩室でお客様にＤＭを書く事は禁止されています。移動中に顧客情報が紛失する可能性があるので、カルテの移動は認められていません。またカルテは鍵のかかる場所での保管が義務付けられています。
顧客情報流失した為に、企業が謝罪の記者会見をする様子は何度も見ていますよね？当社でも顧客情報の取扱には神経を遣っています。人間誰でも間違いはあります。私もご案内中に、接客用のファイルを案内した物件の置き去りにした経験はあります。でも個人情報が記載されたファイルをそのままにした事はありません！必ず後から回収に行きます。
さて今回ファイルを置き去りにした業者はどこだろう？と思い、調べて見る事にしました。「お客様受付カード」には会社名が記載されていませんでいたが、幸い担当者の名前だけは書いてありました。当社にＦＡＸで送られた内見依頼書を確認すると、それは地元の大手業者○○ホーム。
○○ホームに電話をして「当社管理物件を内見した際、御社でお客様の個人情報が入ったファイルをお忘れです。当社でお預かりしています」と伝えました。
個人情報保護法の重大さを理解されている会社なら、責任者が飛んでくるはず。全く認識がない会社なら担当者が取りにくるだろうな～、と予想。すると案の定○○ホームは担当者の女性が取りに来ました。
「すみませ～ん、どちらに置いてありましたか？どこでファイルを失くしたのか分からなくなっちゃって。。。その後、鍵の所在が分からなくて案愛が大変だったんです」といわれました(+_+) やっぱり事の重大性が分かっていない。。。そして反省もしていない。。。
悪い業者がファイルを手にしていたら、情報を売られてもおかしくないのにね。
不動産会社を選ぶときは、その会社の規模だけではなく仕事の姿勢まで確認をした方が良いですよ！普段の情報管理の仕方も雑なのかもしれませんよ。
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